أتمتة العمليات والموارد البشرية

تتعامل فرق العمليات والموارد البشرية مع معالجة المستندات المتكررة وإعداد التقارير ومهام إدارة الأشخاص يوميًا. هذه الأتمتة بالذكاء الاصطناعي توفر الوقت للعمل الاستراتيجي الذي يتطلب فعلًا الحكم البشري.

المخطط 1: مُصنف ومُوجه المستندات

صنف المستندات الواردة تلقائيًا ووجهها للفريق الصحيح.

سير العمل: موجه المستندات الذكي
═══════════════════════════════

المحفز: ملف جديد مرفوع (Google Drive، Dropbox، مرفق بريد)
    │
    ▼
خطوة AI: تصنيف المستند
    │
    │  الأمر:
    │  "حلل هذا المستند وصنفه للتوجيه.
    │
    │  اسم المستند: {{file.name}}
    │  نص المستند: {{file.extracted_text}}
    │
    │  صنف إلى فئة واحدة:
    │  - INVOICE: الفواتير، طلبات الدفع، الإيصالات
    │  - CONTRACT: الاتفاقيات، الشروط، المستندات القانونية
    │  - RESUME: السير الذاتية، طلبات التوظيف
    │  - REPORT: التقارير الداخلية، التحليلات، الملخصات
    │  - CORRESPONDENCE: الرسائل، المراسلات الرسمية
    │  - OTHER: أي شيء آخر
    │
    │  المخرج (JSON):
    │  {
    │    'category': 'واحدة مما سبق',
    │    'confidence': 'high/medium/low',
    │    'summary': 'وصف جملة واحدة',
    │    'key_entities': ['الأسماء، التواريخ، أو المبالغ المذكورة']
    │  }"
    │
    ▼
المسار: بناءً على الفئة
    │
    ├── [INVOICE] → نقل لمجلد المالية
    │              → إنشاء قيد محاسبي
    │              → إعلام فريق الحسابات الدائنة
    │
    ├── [CONTRACT] → نقل لمجلد القانونية
    │               → إنشاء مهمة مراجعة
    │               → إعلام الفريق القانوني
    │
    ├── [RESUME] → نقل لمجلد الموارد البشرية
    │             → تفعيل سير عمل معالجة السيرة
    │
    ├── [REPORT] → نقل لمجلد التقارير
    │             → إضافة لقاعدة بيانات التقارير
    │
    └── [OTHER] → نقل لمجلد الوارد
                → إعلام المسؤول للفرز اليدوي

---

المخطط 2: مساعد فرز السير الذاتية

فرز مسبق للسير الذاتية وترتيب المرشحين بناءً على متطلبات الوظيفة.

سير العمل: فارز السير الذاتية
═════════════════════════

المحفز: سيرة ذاتية جديدة وصلت (مرفق بريد أو ATS)
    │
    ▼
الإجراء: جلب وصف الوظيفة للدور المفتوح
    │
    ▼
خطوة AI: فرز وتقييم المرشح
    │
    │  الأمر:
    │  "أنت مساعد موارد بشرية. افرز هذه السيرة الذاتية مقابل متطلبات الوظيفة.
    │
    │  عنوان الوظيفة: {{job.title}}
    │  المهارات المطلوبة: {{job.required_skills}}
    │  مهارات مستحسنة: {{job.preferred_skills}}
    │  الخبرة المطلوبة: {{job.min_experience}} سنوات
    │
    │  السيرة الذاتية:
    │  {{resume.text}}
    │
    │  قيّم:
    │  1. درجة المطابقة: 1-10 بناءً على مطابقة المتطلبات
    │  2. المهارات المطلوبة المتوفرة: أي مهارات مطلوبة لديهم
    │  3. المهارات المفقودة: المهارات المطلوبة غير الواضحة
    │  4. سنوات الخبرة: سنوات الخبرة ذات الصلة المقدرة
    │  5. نقاط القوة: أفضل 3 مؤهلات مميزة
    │  6. المخاوف: أي علامات حمراء أو فجوات
    │  7. التوصية: 'تقديم' / 'ربما' / 'تجاوز'
    │
    │  كن موضوعيًا. لا تستنتج مهارات غير مذكورة بوضوح."
    │
    ▼
الإجراء: إنشاء سجل مرشح في ATS/Airtable
    │
    ▼
المسار: بناءً على التوصية
    │
    ├── [تقديم] → إعلام مدير التوظيف
    │              → جدولة فرز أولي (Calendly)
    │
    ├── [ربما] → إضافة لقائمة المراجعة
    │            → تمييز للقرار البشري
    │
    └── [تجاوز] → إرسال بريد رفض مهذب
               → إضافة لمجموعة المواهب للأدوار المستقبلية

مهم: دائمًا اجعل البشر يتخذون قرارات التوظيف النهائية. AI يساعد، لا يقرر وحده أبدًا.

---

المخطط 3: مولد التقرير الأسبوعي الآلي

أنشئ تقارير الحالة الأسبوعية من أدوات إدارة المشاريع تلقائيًا.

سير العمل: تقرير الحالة الأسبوعي
══════════════════════════════

المحفز: مجدول (الجمعة 4 مساءً)
    │
    ▼
الإجراءات: جمع البيانات (متوازية)
    ├── جلب المهام المكتملة هذا الأسبوع (Asana/Monday/Jira)
    ├── جلب المهام الجارية
    ├── جلب العوائق والمشاكل
    ├── جلب توفر الفريق الأسبوع القادم
    └── جلب المقاييس الرئيسية من لوحة المعلومات
    │
    ▼
خطوة AI: إنشاء ملخص تنفيذي
    │
    │  الأمر:
    │  "أنشئ تقرير ملخص تنفيذي من بيانات هذا الأسبوع.
    │
    │  المهام المكتملة: {{tasks.completed}}
    │  قيد التنفيذ: {{tasks.in_progress}}
    │  العوائق: {{tasks.blocked}}
    │  سعة الفريق الأسبوع القادم: {{team.availability}}
    │  المقاييس الرئيسية: {{metrics.summary}}
    │
    │  أنشئ:
    │  1. الملخص التنفيذي: 3-4 جمل، حالة عالية المستوى
    │  2. الإنجازات: أفضل 3 إنجازات هذا الأسبوع
    │  3. العوائق: القضايا التي تحتاج انتباه (إن وجدت)
    │  4. تركيز الأسبوع القادم: أهم 3 أولويات
    │  5. المخاطر: أي مخاوف للمواعيد النهائية القادمة
    │  6. رؤية المقاييس: ملاحظة رئيسية من الأرقام
    │
    │  النبرة: مهنية لكن موجزة. حقائق لا حشو."
    │
    ▼
الإجراءات:
    ├── إنشاء تقرير منسق (Google Docs أو Notion)
    ├── إرسال لقائمة بريد أصحاب المصلحة
    └── نشر الملخص في قناة #leadership على Slack

---

المخطط 4: قائمة تحقق تأهيل الموظف

أتمت تأهيل الموظفين الجدد بتسلسلات مهام مخصصة.

سير العمل: تأهيل الموظف الجديد
═════════════════════════════

المحفز: موظف جديد أُضيف لنظام الموارد البشرية
    │
    ▼
خطوة AI: تخصيص التأهيل
    │
    │  الأمر:
    │  "أنشئ قائمة تحقق تأهيل مخصصة لهذا الموظف الجديد.
    │
    │  الموظف: {{employee.name}}
    │  الدور: {{employee.title}}
    │  القسم: {{employee.department}}
    │  تاريخ البدء: {{employee.start_date}}
    │  المدير: {{employee.manager}}
    │  الموقع: {{employee.location}} (عن بُعد/مكتب/هجين)
    │
    │  وحدات التأهيل القياسية:
    │  - نظرة عامة على الشركة (الجميع)
    │  - توجيه القسم (الجميع)
    │  - إعداد الأدوات (يختلف حسب القسم)
    │  - تدريب الأمان (الجميع)
    │  - التسجيل في المزايا (الجميع)
    │
    │  أنشئ:
    │  1. مهام الأسبوع الأول: أولويات الأسبوع الأول
    │  2. مهام الأسبوع الثاني: أولويات الأسبوع الثاني
    │  3. أول 30 يوم: معالم 30 يوم
    │  4. الأشخاص للقاء: التعريفات الرئيسية حسب الدور
    │  5. الأدوات المطلوبة: أدوات محددة لدورهم
    │  6. رسالة الترحيب: ترحيب مخصص لـ Slack"
    │
    ▼
الإجراءات (متوازية):
    ├── إنشاء قائمة مهام في أداة إدارة المشاريع
    ├── جدولة اجتماعات التوجيه
    ├── طلب توفير حساب من IT
    ├── إعلام المدير بقائمة التحقق
    └── إرسال رسالة ترحيب لـ Slack الفريق

---

المخطط 5: معالج تقارير المصروفات

معالجة إيصالات المصروفات وإنشاء تقارير مصروفات منسقة.

سير العمل: معالج المصروفات
═══════════════════════════

المحفز: إيصال مرفوع (بريد أو تطبيق مصروفات)
    │
    ▼
خطوة AI: استخراج بيانات الإيصال
    │
    │  الأمر (للصورة/PDF):
    │  "استخرج بيانات المصروفات من هذا الإيصال.
    │
    │  الإيصال: {{receipt.image}} أو {{receipt.pdf_text}}
    │
    │  استخرج:
    │  {
    │    'vendor': 'اسم المتجر أو الشركة',
    │    'date': 'تنسيق YYYY-MM-DD',
    │    'total': 'المبلغ مع العملة',
    │    'category': 'وجبات/سفر/مكتب/برمجيات/أخرى',
    │    'line_items': ['قائمة العناصر إن كانت مرئية'],
    │    'payment_method': 'نهاية البطاقة إن كانت مرئية',
    │    'tax': 'مبلغ الضريبة إن ظهر'
    │  }
    │
    │  إذا أي حقل غير واضح، استخدم 'UNCLEAR' كقيمة."
    │
    ▼
الإجراء: إنشاء قيد مصروفات في نظام المحاسبة
    │
    ▼
الفلتر: إذا المبلغ > $100 أو الفئة = 'أخرى'
    │
    ├── [نعم] → توجيه لموافقة المدير
    │
    └── [لا] → موافقة تلقائية للمصروفات الصغيرة

---

مرجع سريع: محفزات أتمتة العمليات

المحفز	المنصة	حالة الاستخدام
ملف جديد مرفوع	Drive، Dropbox	تصنيف المستندات
بريد جديد مع مرفق	Gmail، Outlook	معالجة الإيصالات
مجدول	Cron/مؤقت	التقارير، الملخصات
سجل جديد أُنشئ	ATS، HRIS	التأهيل، الفرز
تغيير الحالة	Jira، Asana	تقدم سير العمل

حساب توفير التكاليف

المهمة	الوقت اليدوي	الوقت الآلي	التوفير/الشهر
تصنيف المستندات	2 دقيقة لكل	فوري	5+ ساعات
الفرز الأولي للسير	10 دقائق لكل	30 ثانية	15+ ساعة
تجميع التقرير الأسبوعي	2 ساعة	5 دقائق	8+ ساعات
معالجة المصروفات	5 دقائق لكل	1 دقيقة	4+ ساعات
إعداد التأهيل	30 دقيقة لكل	5 دقائق	2+ ساعة

التالي: لنتعلم الأنماط المتقدمة—سير العمل متعدد الخطوات، وكلاء AI، وتصميمات الإنسان في الحلقة. :::